維持訂房記錄有兩個主要動作，即最初訂房的文件歸檔和變更修改訂房的細節(jié)。
（1）文件歸檔
在預約表格上或電腦里記錄訂房及更正房間可用表后，訂房人員應將其歸檔。
    酒店營銷部門要注意了，訂房表格或訂房卡通常依時間先后順序排列，例如：依照顧客到達酒店日期及姓名的字母順序排列。
 

歸檔時，文件可按以下類別進行；
1）今日到達。顧客在待定的日子到達和入住。
2）方案A—暫時訂房或詢問。此類訂房不需要酒店去確認，這些訂房可能會轉(zhuǎn)變成取消或已訂房但顧客不出現(xiàn)。
3）方案B—確認訂房。此類訂房是指顧客給出了實際的訂房承諾，并會抵達酒店。
4）完成訂房。此類顧客停留和離開的資料保留，有助于未來的客房銷售。這些歸檔的文件資料通常是酒店取得重要資訊的渠道，更是酒店經(jīng)營不可缺少的資料。
（2）修改訂房
    顧客要求換房或取消是常有的事。在這種情況下，訂房人員要及時對改正或取消的表格和最初預定的表格以及信件進行歸檔。同一時間，訂房人員應將房間可使用的顯示圖改正過來，如果有取消訂房的狀況，訂房人員需記錄各種不同細節(jié)，以保證已確定取消訂房，并且要通知由誰負責處理取消訂房。如果有任何不一致的狀況發(fā)生，訂房人員都要及時查出并改正錯誤。取消訂房的記錄，應包括以下內(nèi)容：
1）最初的訂房日期。
2）顧客姓名。
3）取消訂房日期。
4）取消訂房顧客的姓名。
5）取消的號碼。
6）負責辦理訂房、取消訂房的辦事人員姓名以及已經(jīng)取消的所有詳細項目。

 

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